اصول ده گانه مدیریت زمان (بخش اول)

مدیریت زمان، یعنی مدیریت زندگی برای رسیدن به موفقیت ها.
 

چکیده: همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ از همین رو لازم است آن را مدیریت کنیم. در این نوشتار به چهار اصل از اصول دهگانه مدیریت زمان می پردازیم.
تعداد کلمات 1975 / تخمین زمان مطالعه 10 دقیقه

 

استفاده صحیح از زمان، اصول و قواعدی دارد که بدون آن نمی توان به درستی از فرصت ها بهره مند گردید. اینک به بررسی اصولی می پردازیم که با استفاده از آن ها می توان از لحظه لحظه زندگی، بیشترین بهره را برد. روان شناسان، این اصول را ذیل عنوان «مدیریت زمان» بررسی می کنند.
به تجربه ثابت شده است صرف ده درصد از وقت برای مدیریت زمان موجب رشد نود درصدی کارایی می شود.
 

بسیاری از مردم که برای خود، هدف درست تعیین نکرده اند. به جای این که کنترل کار را در دست بگیرند، تحت کنترل کار قرار می گیرند. در واقع، آنان تصمیم گیرنده در اعمالشان نیستند، بلکه عمل آن ها عکس العملی است که در مقابل محیط از خود بروز می دهند. بسیار دیگری، اصلا هدفی از زندگی ندارند و نمی دانند به کجا می روند. روزگار آن ها را از این سو به آن سو می کشاند. این افراد زمانی مشغول به کار می شوند که مجبور شوند.
 داشتن برنامه جامع که همه زوایای زندگی را پوشش دهد، راهبرد فرد برای دستیابی به اهدافش است که در برگیرنده کوتاه ترین و کم هزینه ترین مسیر برای رسیدن به هدف است. برنامه مناسب با سازماندهی وظایف، موجب جلوگیری از هدر رفتن وقت و انرژی شده و افزون بر بالا بردن اعتماد به نفس، توان پیگیری و قدرت نظارت و کنترل بر اعمال را افزایش میدهد و نشان از هوش و خلاقیت فرد دارد.
بیشتر مردم، با آن که بدون برنامه زندگی می کنند و از قاعده کلی هرچه پیش آید، خوش آید، پیروی می کنند، اما افراد با برنامه و منظم را تحسین می نمایند و چه بسا خود، آرزوی زندگی کردن همانند آنان را در سر می پرورانند. با وجود این، افراد بسیاری نیز هستند که به اصل برنامه ریزی در زندگی اعتقادی ندارند و فکر می کنند آن قدر به کار مشغول اند که وقتی برای برنامه ریزی ندارند. مثل اینان، مثل مزرعه داری است که پیش از شروع زمستان، تصمیم به ساختن کلبه ای گرفت و بدین منظور به قطع درختان پرداخت. نجاری او را دید که عرق ریزان و به زحمت زیاد، مشغول کندن درختان است. به او نصیحت کرد که ابتدا باید تبرت را تیز کنی؛ اما او جواب داد که چون سخت مشغول بریدن درختان هستم، وقتی برای این کار ندارم!
به طور کلی اهداف بلند مدت باید به پرسش «چه می خواهم بکنم؟» پاسخگو باشند و اهداف کوتاه مدت با شاخصه های که برایش بیان شد باید پاسخی برای پرسش های زیر داشته باشند:

پیش از بحث در مورد نحوه «برنامه ریزی» ، و خصوصیات آن، لازم است به دو نکته بسیار مهم اشاره کنیم:
اول این که به دلیل شناختی که هر فرد از خود دارد، برنامه باید توسط خودش تنظیم گردد. البته وی باید نخست با اصول برنامه ریزی آشنا گردد، ولی کار برنامه ریزی را خود باید انجام دهد. این کار، علاوه بر پربارتر نمودن برنامه، از لحاظ روانی، این انگیزه را به فرد می دهد که در اجرای برنامه، تلاش بیشتری نماید.
دوم این که برنامه باید مکتوب باشد تا انتظاری را که از آن داریم، برآورده نماید. برنامه مکتوب، افزودن بر این که همیشه تجارب مکتوب ما را در اختیارمان می گذارد، قدرت تمرکز، اعتماد به نفس، تسلط به کار، پشتکار، نظم، پیگیری و کنترل را نیز به ارمغان می آورد.
با تعیین اهداف بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت گام اول تنظیم برنامه برای مدیریت زمان را برداشته اید. با این کار، نگرش جامع و کامل بر وظایفی که به عهده شما است به دست آورده اید. اما هنوز ابزار لازم برای سازماندهی اوقات امروز - که رمز استفاده از زمان است-  به دست نیامده است.
 

برخلاف تصور عموم که مسئله اصلی در مدیریت زمان را زمان می دانند، مهم ترین مسئله مدیریت زمان، مدیریت در زمان است و اولین شرط مدیریت در زمان شناخت فعالیت های هدفمند است تا با استفاده از آن بتوان به کارآمدترین ابزار مدیریت زمان؛ یعنی برنامه ریز روزانه دست یافت. برای شناخت فعالیت های هدفمند و به تعبیر بهتر هدف گذاری فعالیت ها گام نخست شناخت اهداف بود.
دقت کنید که منظور از هدف گذاری، چیزی بالاتر از تعیین اهداف و داشتن برنامه کلی است. تعیین هدف، مقدمه ای است برای هدف گذاری. منظور از هدف گذاری، ارتباط دادن اهداف با وظایف مختلف روز است که به آن برنامه ریز روزانه هم گفته می شود. بنا بر این مهم ترین اصل برای مدیریت زمان، شناخت دقیق وظایف روزانه بر اساس برنامه تنظیم شده است. این ولایف هدفمند محور اصلی مدیریت زمان است.
از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان که موجب بالا رفتن کارایی برنامه روزانه می شود، تعیین اولویت فعالیت هایی است که در برنامه مشخص شده یا در بین روز ایجاد می شود. در واقع، تصمیم شما برای دادن حق تقدم به کارهایتان را اولویت بندی امور می گوییم.
همچنین اولویت بندی موجب می شود ارزش فعالیت های خود را بهتر بشناسید و به طور مؤثرتری با آنها برخورد کنید.
حال که می دانید اهداف امروزتان چیست، این اهداف را به عنوان شالوده برنامه روزانه به کار ببرید. البته در برنامه روزانه کارهایی که به اجبار باید هر روز انجام دهید - از جمله فعالیت های شخصی، ارتباطات اجتماعی و ... نیز اضافه می شود؛ ولی باید همه اینها حول محور اهداف اصلی قرار گیرند و هیچ گاه اهداف شما قربانی انجام این امور نشوند.
برنامه ریز روزانه، فهرست واقع بینانه ای از کارهایی است که شما باید در طول روز انجام دهید و لازم است آنها را در جدولی تنظیم کنید که حداقل شامل ستون هایی برای درج فعالیت هایی که باید انجام گیرد، محدوده زمانی پیشنهادی برای انجام فعالیت، زمان مورد نیاز هر فعالیت، نوع اولویت، ثبت عملکرد و نیز ستونی برای ارزیابی فعالیت ها باشد.
در تنظیم برنامه باید چند نکته را رعایت کنید: اول این که مراقب باشید وقت خود را به اموری اختصاص دهید که ارزش آن را داشته باشند. همان گونه که برای خرج کردن پول خود وسواس دارید و دقت می کنید، ارزش زمان خود را هم مد نظر داشته باشید.
دوم این که مسئله ای که موجب آرامش انسان می شود این است که هر روزی که می گذرد بداند به صورتی پیشرفت کرده است؛ زیرا اصل خلقت انسان برای تکامل است و هیچ کس از ابتدا کامل نیست.
برنامه ریزی سنگین موجب بریدن و ناتمام ماندن آن می شود. برنامه دقیق و سنگین انسان های موفق نیز از روز اول این چنین نبوده است، بلکه این برنامه ریزی نتیجه کار و تلاش و استمرار آنها است. از این رو می بایست در ابتدای راه شرایط روحی و روانی و توانایی خود را در نظر بگیرید و به دنبال این باشید که با برنامه ریزی این شرایط را بهبود دهید. برای شروع نباید به تغییر همه ابعاد زندگی خود بپردازید بلکه با مدیریت و برنامه ریزی شرایط موجود را به سمت کمال هدایت کنید.
 

از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان که موجب بالا رفتن کارایی برنامه روزانه می شود، تعیین اولویت فعالیت هایی است که در برنامه مشخص شده یا در بین روز ایجاد می شود. در واقع، تصمیم شما برای دادن حق تقدم به کارهایتان را اولویت بندی امور می گوییم.
همچنین اولویت بندی موجب می شود ارزش فعالیت های خود را بهتر بشناسید و به طور مؤثرتری با آنها برخورد کنید.
برای اولویت بندی می توانید فعالیت های خود را به چهار دسته زیر تقسیم، و به شرحی که در ادامه خواهد آمد فهرست استاندارد کار روزانه با رویکرد مدیریت زمان را تنظیم کنید:
الف. کارهایی که مهم و فوری هستند؛
ب. کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند؛
ج. کارهایی که فوری هستند اما مهم نیستند؛
د. کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری.
بنا بر این یکی از مهم ترین وظایف در مدیریت زمان، تنظیم فهرست استاندارد کار روزانه است که در آن اولویت کارهای روزانه مشخص شده باشند. در هنگام اجرا نیز باید با حذف حداکثری اولویت های سوم و چهارم، از به تأخیر افتادن اولویت های اول و دوم جلوگیری کرد. در غیر این صورت ناخواسته گرفتار کارهای فوری بدون اهمیت می شویم که افزون بر تأثیرگذاری کوتاه مدت آن، استرس زا بوده و انرژی فراوانی را صرف خود می کنند و بدتر این که موجب غفلت به ظاهر موجه از اهداف اصلی می گردند، اگر چه ذهن هم برای فرار از اولویت های نخست، ناخواسته به سوی این امور تمایل نشان می دهد.
بدترین نوع استفاده از زمان نیز این است که کار غیر لازم را به بهترین وجه انجام دهیم که قطعا چنین رویه ای موجب ضایع شدن امور مهم خواهد شد. امام علی (علیه السلام) می فرماید: «کسی که به غیر مهم مشغول شود، کار مهم تر را ضایع می سازد.»[1] بدین جهت توصیه می فرمودند: «به چیزی مشغول باش که مسئول آنی».[2] و پیامبر این خصیصه را ملاک ارزشیابی افراد می خواند: «ارزشمندترین مردم کسی است که به آن چه به او مربوط نیست نپردازد.»[3]
 

یکی از ویژگی های برنامه مناسب، تناسب آن با روحیات روانی و شرایط جسمانی فرد است. توان روحی و جسمی افراد برای انجام دادن کارها همیشه یکسان باقی نمی ماند و سطح فعالیت و برانگیختگی در ساعات متفاوت روز تغییر می کند. این تغییرات بسته به عادات تغذیه، خواب ، حالات روحی و شرایط جسمی از فردی به فرد دیگر نیز متفاوت است. به همین دلیل نمی توان قانون معینی برای آن تعریف نمود.
برای برنامه ریزی لازم است از ساعات بیولوژیک (زیستی) خود اطلاعات کافی به دست آورید و نتایج آن را در برنامه ریزیتان تاثیر دهید. برای به دست آوردن این اطلاعات باید چند روز به دقت، وضعیت برانگیختگی و افسردگی خود را در ساعات مختلف ثبت کنید و بعد از به دست آمدن نتایج، فعالیت های اصلی و مهم خود را که احتیاج به توان بالاتر و انرژی بیشتری دارند، برای ساعات برانگیختگی قرار داده و امور روزانه و غیر مهم را که احتیاج به تمرکز ندارند، به ساعاتی موکول کنید که از انرژی کمتری برخوردارید. در صورتی که بیشتر مردم، خلاف این کار را انجام می دهند؛ یعنی بین صبح و ظهر را (که معمولا بیشترین برانگیختگی وجود دارد) به کارهای بی اهمیت می پردازند و کارهای اصلی خود را بعد از ناهار یا شب انجام می دهند.
نکته مهم در بهره مندی بهتر از زمان های مطلوب روز این است که مراقب باشیم تا موضوع منحنی انرژی روزانه به بهانه ای برای از دست دادن برخی از ساعات ویژه روز تبدیل نشود. برای مثال ثابت شده است بهترین ساعت روز نزدیک طلوع فجر تا طلوع خورشید است، اما به دلیل عادت های نادرست در خوردن و خوابیدن اغلب مردم، استفاده از این زمان پرانرژی و تأثیرگذار مشکل به نظر می رسد و متأسفانه برخی به اشتباه با بهانه قرار دادن منحنی انرژی روزانه از امتیاز ویژه سحرخیزی محروم می شوند. شاید مهم ترین ایراد این دسته افراد نداشتن نظم و برنامه و یا تنظیم برنامه های خود با شرایط بیرونی از قبیل برنامه های تلویزیونی، دیدارهای خارج از برنامه و دوستان و ... باشد.
مرو به خواب که حافظ به بارگاه قبول
 زورد نیمه شب و درس صبحگاه رسید
توصیه می شود برای به دست آوردن توان جسمی و روحی در خوابیدن و غذا خوردن متعادل باشید و علاوه بر عمل کردن به توصیه های پزشکی و بهداشتی در این موارد، سعی کنید از یک نظم دائمی پیروی کنید. با این کار شما می توانید برآوردی مطمئن از توانایی خودتان در روز به دست آورید. در غیر این صورت نمی توانید پیش بینی مناسبی از توان عملکرد خود در روز داشته باشید.
 
 
منبع: کتاب «جوان و مدیریت زندگی»
نویسنده: محمد ربانی خواه

پی نوشت :